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很多策劃小夥伴都曾苦惱，辦活動選場地總是東奔西跑，不知道哪個場地合适，不知道哪個環節要公安報備批準，總是别人說啥自己辦啥，一點都沒有規劃感。 今天阿南給大家整理了一個辦活動選場地的必讀攻略，無論你是小白還是大神都會有用！ 一、對場地星***是否有要求 這取決于你這場活動想要達到的目的，是公司内部的，還是面向客戶的，是否需要做一下面子工程、形象工程，看你的需求。 五星***豪華酒店肯定環境好、服務優，當然這一切也同樣會體現在價格中。 二、對場地位置、交通是否有要求 這取決于你來參會的嘉賓，如果是公司内部同事參與，那就選擇離公司近的酒店；如果是外賓多的，就選擇使館區附近的酒店；如果是全國各地趕來參會的客戶，可以選擇離機場或火車站近的酒店。 還要看來賓的出行方式，如果地鐵多就優選離地鐵近的。 也可以按照商圈來選擇，大望路國貿商圈、望京商圈、建國門東單商圈、西單金融街商圈、中關村商圈、亮馬橋三元橋商圈等等，還可以按照二環沿線、三環沿線、四環沿線來找酒店。 三、對會場的要求（挑高、面積、裝修風格、新舊程度等） 這取決于你的活動類型，挑高矮的3米及以下的隻适合普通的會議，挑高矮确實看起來不夠大氣。 如果是個啓動儀式、發布會之類的，建議選擇挑高6米左右的廳，現場才可以出效果。 如果是商務會議，就不要找那種90年代裝修風格，老接婚禮宴會的廳。 一般裝修不超過5年的廳都比較顯新，審美也符合現代大衆審美。 四、确定好活動日期，和酒店簽了合同，就不要更改 更改活動時間，會給酒店出租場地帶來麻煩，造成空置率，而一般酒店都會收取違約金作爲代價讓違約方買單。 即便趕上管理沒那麽嚴格的酒店，幫你往後延期，恐怕近期的好日期也都預定出去了，所以在和酒店簽合同的時候，一定确定好時間，***别是和這場活動邀請的重要嘉賓确定好。 五、确定好活動日期、活動場所，要向公安機關進行報批 爲了确保活動的順利進行，在活動開始前需向場地所在的公安機關進行活動報批。 一般情況下，人數超過50人以上的活動均需報批，人數較多的活動還需配備安保設施跟安保人員。 有些人可能會認爲不進行報批也沒有什麽影響，辦一場活動***重要的就是安安全全、順順利利的完成，所以千萬不要存在僥幸心理，或者嫌麻煩不進行報批，不然活動當天被叫停可就不劃算了。 六、需邀約媒體的活動，需提前向公安機關報備 大多數主辦方辦一場活動，***終目的是想要更多的人看到公司成果，有些活動就需要邀請媒體到場，那麽需要有媒體到場的活動，不分邀請媒體的多寡，一律需要向公安機關進行報批。 七、《消電檢報告》核查出具 LED屏、燈光、音響是一場活動的必需品，設備的正常運作需要大量的電力支持。 一般情況下，進場搭建前都會對設備及用電量進行全面檢測，消除火災安全隐患，以保證活動安全、順利的進行。 很多酒店都要求活動主辦方在活動搭建完畢後，可以出具有消防局蓋章認可的《消電檢報告》，請相關部門的專業人員，到場進行線路搭建情況，确保無問題後，現場填寫《消電檢報告》并蓋章。 《消電檢報告》的核查出具會因所選的機構不同而會産生幾千元不等的核查費用。 八、與酒店确定搭建時間 活動搭建時間需與酒店具體協調，一般情況下，活動前一天會場如果沒有活動，晚7點後便可進場搭建，如果有活動，要等前一場活動結束，撤場完畢後再進場搭建。 具體搭建時間需要與酒店确認好，再告知搭建方，充分溝通協調好，才可保障搭建的順利進行。 九、搭建押金 酒店都會在搭建進場前或者搭建當天收取搭建押金，大部分是收現金，有的也可以信用卡的預授權，一般在活動結束三日内可以到酒店前台憑借押金條***取。 十、搭建工作人員出入證的辦理 确定好工作人員數量，進場人員都需要攜帶身份證及押金（一般爲20元/證）來辦理酒店的《出入證》。 十一、搭建前酒店重點區域，拍照留底 有些酒店很注意搭建過程中的磕碰，會在活動結束後，宴會負責人到會場重點區域（門、門框、演講台等）進行檢查是否有磕碰、掉漆等，如有酒店方認定的新傷，會從搭建押金中扣除幾百甚至數千元的賠償金。 爲了不爲之前的舊傷買單，搭建前一定要對會場重點區域進行拍照留底，有照片爲證，以免造成不必要的扯皮及經濟損失。 十二、搭建前，需對貨梯通道位置進行确定 進場搭建前，确定貨梯通道的位置十分重要。酒店電梯一般分客梯和貨梯，而搭建場地所用的器材是不允許走客梯的。 一般情況下貨梯離活動場地都很近，便于運送貨物，提前确認好貨梯的位置，做好搭建部署，做到事半功倍, 提升工作效率。 十三、需要酒店配合的部分，提前整理逐條确認 一場***的活動離不開各方的配合，酒店的配合也是極爲重要的，會場的擺放形式，紙筆水、幕布投影等提供，活動中需要酒店予以配合的各項事宜均需提前與酒店方溝通，對分工進行明确。 例如，活動中有簽約儀式、對話訪談，就需提前讓酒店方準備簽約桌椅、訪談沙發，諸如此類細節均需與酒店進行溝通确認。 以上隻是列舉的幾項與場地相關的常見問題，還有更多細微末節需要溝通協調的地方，在這裏就不一一列舉了。 這裏隻是想告訴大家，一場活動的順利舉行，前期需投入大量的人工，除了活動策劃、視覺設計、物料采買等，更爲重要的是與供應商、酒店方進行活動事宜的對接及确認，确保各項事宜、各個環節都可以按部就班地進行，以此保證活動前期準備工作的落實，爲活動順利進行打下堅實的基礎。 |
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